اتوماسیون مطب چیست؟
اتوماسیون مطب، یعنی استفاده از نرمافزار برای خودکارسازی کارهای تکراری و دستوری که هر روز در مطب انجام می‌شوند. این کارها، اگرچه هر کدام کوچک به نظر می‌رسند، در مجموع ساعت‌ها وقت شما و تیمتان را می‌گیرند.
مثال‌هایی از کارهای قابل اتوماسیون:
- ارسال یادآوری نوبت
- پیگیری بیماران رهاشده
- یادآوری ویزیت‌های معوق
- صدور فاکتور پس از هر ویزیت
- یادآوری سررسید اقساط
- گزارش روزانه صندوق
- تأیید پوشش بیمه پیش از درمان
- پیگیری لیدهای جدید
- یادآوری نسخه دارویی
- ارسال نظرسنجی پس از ویزیت
مزایای اتوماسیون مطب
### ۱. صرفه‌جویی در زمان
هر اتوماسیون، ساعت‌ها وقت انسانی را آزاد می‌کند. منشی می‌تواند به جای تماس با ۳۰ بیمار، روی کارهای مهم‌تر تمرکز کند.
### ۲. کاهش خطای انسانی
کارهای تکراری، مستعد خطا هستند. اتوماسیون، این خطاها را حذف می‌کند.
### ۳. یکپارچگی و تکرارپذیری
هر بار، دقیقاً به همان شکل انجام می‌شود. هیچ‌گاه فراموش نمی‌شود.
### ۴. مقیاس‌پذیری
بدون نیاز به استخدام نیروی جدید، میتوانید حجم کار را افزایش دهید.
### ۵. کاهش استرس تیم
کارهای تکراری، خسته‌کننده هستند. با اتوماسیون، تیم می‌تواند روی کارهای ارزشمندتر تمرکز کند.
موتور اتوماسیون ScopeFlow در HealthScope
ScopeFlow، موتور اتوماسیون و جریان کاری HealthScope است. با ScopeFlow، میتوانید بدون دانش برنامهنویسی، اتوماسیون‌های پیچیده بسازید.
### مفاهیم پایه ScopeFlow
#### رویداد (Trigger)
رویدادی که اتوماسیون را آغاز می‌کند. مثلاً:
- نوبت جدید ثبت شد
- بیمار جدید ایجاد شد
- ویزیت کامل شد
- قسط سررسید شد
- لید جدید وارد شد
#### مراحل (Steps)
اقداماتی که پس از رویداد انجام می‌شوند. مثلاً:
- ارسال پیامک
- ارسال ایمیل
- ایجاد کار برای کارشناس
- به‌روزرسانی پرونده
- ارسال نوتیفیکیشن
#### شرط (Conditions)
قوانینی که تعیین می‌کنند کدام مراحل اجرا شوند. مثلاً:
- اگر نوع بیمار «VIP» است
- اگر مبلغ فاکتور بیشتر از ۵ میلیون است
- اگر بیمه «تأمین اجتماعی» است
نمونه‌های اتوماسیون مفید در مطب
### ۱. اتوماسیون یادآوری نوبت
**رویداد**: ۲۴ ساعت قبل از نوبت **مراحل**: 1. ارسال پیامک یادآوری به بیمار 2. ثبت یادآوری در پرونده 3. اگر بیمار پاسخ داد «لغو»، کنسلی نوبت
### ۲. اتوماسیون پیگیری لید جدید
**رویداد**: لید جدید ایجاد شد **مراحل**: 1. اختصاص لید به کارشناس کم‌بارترین 2. ارسال پیام خوش‌آمد به بیمار 3. ایجاد کار تماس در ۲۴ ساعت آینده 4. اگر تماس انجام نشد، یادآوری به کارشناس
### ۳. اتوماسیون پس از ویزیت
**رویداد**: ویزیت کامل شد **مراحل**: 1. صدور فاکتور 2. ارسال فاکتور پیامکی به بیمار 3. ارسال نظرسنجی NPS پس از ۲۴ ساعت 4. یادآوری ویزیت بعدی (در صورت وجود)
### ۴. اتوماسیون اقساط
**رویداد**: ۳ روز قبل از سررسید قسط **مراحل**: 1. ارسال پیامک یادآوری به بیمار 2. اگر قسط پرداخت نشد در روز سررسید، نوتیفیکیشن به مدیر مالی 3. اگر ۷ روز پس از سررسید پرداخت نشد، تماس با بیمار
### ۵. اتوماسیون بیمار رهاشده
**رویداد**: بیمار ۶ ماه است ویزیت نکرده **مراحل**: 1. ارسال پیامک پیشنهاد چکاپ 2. اختصاص به کارشناس پیگیری 3. ثبت در گزارش ماهانه
ساخت اتوماسیون در ScopeFlow
ScopeFlow یک رابط بصری دارد که میتوانید با کشیدن و رها کردن، اتوماسیون بسازید:
نظارت و گزارش
ScopeFlow داشبوردی دارد که نشان می‌دهد:
- چند اتوماسیون فعال است
- هر اتوماسیون چند بار اجرا شده
- نرخ موفقیت هر کدام
- خطاها و مشکلات
اتوماسیون با هوش مصنوعی
نسل جدید ScopeFlow، با ۱۰ عامل هوش مصنوعی یکپارچه است. این یعنی:
- عامل CRM می‌تواند لیدها را اولویت‌بندی کند
- عامل پیگیری می‌تواند بهترین زمان تماس را پیشنهاد دهد
- عامل مالی می‌تواند بیماران پرریسک را شناسایی کند
- عامل تحلیل می‌تواند الگوها را شناسایی کند
برای تحلیل مالی پیشرفته‌تر در سطح کل کسب‌و‌کار، میتوانید Finscope را بررسی کنید که با HealthScope یکپارچه می‌شود.
نتیجه‌گیری
اتوماسیون مطب، نه یک لوکس، بلکه یک ضرورت برای کلینیک‌های مدرن است. با ScopeFlow در HealthScope، میتوانید بدون دانش فنی، اتوماسیون‌های قدرتمندی بسازید که ساعت‌ها وقت شما و تیمتان را آزاد می‌کنند.
اگر هنوز کارهای تکراری را به‌صورت دستی انجام می‌دهید، در حال هدر دادن زمان و پول هستید. همین امروز اولین اتوماسیون خود را بسازید.